Взгляд на оптимизацию ИТ-затрат сквозь призму бизнес-процессов

Ежедневные изменения в бизнесе и риски неопределённости в период кризиса всё острее ставят вопрос о сокращении расходов и увеличении эффективности работы ИТ-департамента в компании. Многие руководители компаний требуют от своих заместителей сокращения расходов, ожидая при этом повышения продуктивности сотрудников и эффективности использования программно-аппаратной части.

Компания McKinsey, ведущая международная компания, предоставляющая услуги в области управленческого консалтинга, регулярно проводит исследования удовлетворённости руководства компаний от работы ИТ-подразделений, в которых участвует менеджмент компаний различной величины из разных отраслей экономики и разных регионов.

По данным McKinsey в сравнении с предыдущими годами исследований в настоящее время от ИТ-функции ожидают сокращения расходов на поддержку ИТ-инфраструктуры и перераспределения ресурсов в пользу подготовки аналитических данных и развития инноваций для роста бизнеса.

Н1.jpgа рисунке приведены результаты опроса более 500 руководителей о распределении ИТ-расходов в настоящее время и через 3 года. Результаты не учитывают ответы «не знаю». 
Несмотря на готовность выделения дополнительных средств, общая удовлетворённость руководством компаний от ИТ-функции ниже, чем в предыдущие годы. Меньшая часть респондентов, по сравнению с прошлыми годами, подтвердили, что ИТ-департамент способствует развитию бизнеса, в частности в области создания новых продуктов и выхода на новые рынки. Результаты опроса отражены на рисунке ниже.
2.jpg
На рисунке ниже приведены предложения руководителей, участвующих в опросе по повышению эффективности работы ИТ-функции. Большинство респондентов, отвечая на вопрос как повысить эффективность ИТ-подразделения для бизнеса, сообщили о необходимости увеличения контроля над затратами и перераспределения расходов в пользу более приоритетных проектов. Тем не менее, одна пятая управленцев отметили в качестве решения проблемы смену ИТ-менеджмента компании.3.jpg
При этом необходимо понимать, что деятельность ИТ-функции не осуществляется отдельно от бизнес-процессов организации, зачастую недостатки в работе ИТ-функции связаны с подходом к управлению компанией в целом. Поэтому для понимания возможностей оптимизации в области ИТ рекомендуется проведение анализа бизнес-процессов, позволяющего увидеть всю картину целиком.

Так, например, с течением времени эффективность бизнес-процессов может снижаться по следующим причинам:

  • Действующие процедуры устаревают и теряют актуальность
  • Подразделения начинают дублировать работу друг друга
  • Руководство компании не имеет возможности анализировать информацию, необходимую для оценки имеющихся ресурсов и оптимального их использования.
Следствием снижения эффективности работы бизнес-процессов могут стать:
  • Раздувание штата и увеличение затрат на персонал
  • Неконтролируемое увеличение складских запасов
  • Затраты ресурсов на клиентов, не приносящих компании доход
  • Нерациональное использование бюджетных средств при закупке ИТ-оборудования
  • Длительное время вывода продукта на рынок (time-to-market).

К тому же краткосрочное сокращение расходов на ИТ в организации, идущее в разрез со стратегией развития бизнеса и планом усовершенствования технологий, приводит в перспективе к возрастанию затрат на ИТ. Преимуществом краткосрочных мер по оптимизации ИТ-расходов без глубокого анализа бизнес-процессов является незначительное безопасное вмешательство в устоявшиеся бизнес-процессы, недостатком – малая польза.

«Многие организации пытаются сократить расходы на ИТ, но добиваются успеха в этом те, кто воспринимает оптимизацию не как разовое упражнение, а как непрерывный процесс» – Jim McGittigan, Gartner.

На рисунке ниже представлено сравнение результатов краткосрочных мер по сокращению ИТ расходов и более дальновидной программы по стратегической оптимизации расходов, направленной на повышение эффективности организации.
4.jpg
С течением времени, организации начинают осознавать выгоду инвестиций в долгосрочные меры по оптимизации расходов: облачные сервисы могут показаться чрезмерно затратными вначале, но они оправдывают себя в долгосрочной перспективе благодаря операционной и финансовой гибкости. Таким образом, руководители ИТ-функций не могут более концентрироваться на единовременных снижениях расходов, а должны стремиться соблюдать баланс между целями по сбережению и развитию бизнеса в перспективе.
Ниже приведена схема процесса оптимизации расходов организации с переходом от тактических действий к стратегическим для получения максимальной выгоды. Подобная структура помогает руководителям ИТ-департаментов и компаний в целом оценить компромисс между риском и вознаграждением для всех возможных действий перед их внедрением.
5.jpg
Краткое описание каждого этапа схемы стратегической оптимизации расходов ИТ:

Этап 1 (Уменьшение): Сокращение расходов и приоретизация затрат
На начальном этапе компании уделяют внимание краткосрочным действиям по оптимизации расходов. Хотя действия, направленные на сокращение издержек важны, преследование исключительно краткосрочных целей может привести к непредвиденным проблемам. Руководителям следует оценивать уровень организационных и технических рисков, а также влияние подобного «близорукого» подхода на потребителей ИТ услуг.

Этап 2 (Оптимизация): Устранение излишних трат и увеличение эффективности
Необходимо сосредоточиться на устранении чрезмерных трат и увеличении эффективности работы текущих систем. Время выпуска нового продукта, качество и использование ресурсов становится чрезвычайно важным. Появляется необходимость внедрения релевантных метрик для оценки производительности, скорости предоставления ИТ услуг (в том числе, длительность разработки и внедрения), снижение времени обработки запросов пользователей и интеграции ИТ активов. Подобные метрики позволяют анализировать уровень эффективности ИТ во всех областях деятельности компании.

Этап 3 (Рационализация): Выгода для бизнеса и готовность к изменениям На этом этапе обязательным является концентрирование на бизнес целях и получение уверенности в том, что деятельность ИТ соответствует целям и приоритетам бизнеса. Методы оценки производительности ИТ должны быть связаны с показателями эффективности деятельности бизнес подразделений. Подобный анализ обычно включает прирост новых пользователей, удовлетворение текущих и планируемых ожиданий клиентов и сокращение времени вывода продукта на рынок.

Этап 4 (Трансформация): Больше инвестиций ради большей оптимизации
С улучшением экономических показателей, руководство может сконцентрировать внимание на долгосрочных мерах по улучшению ИТ и бизнес процессов, что позволит приобрести конкурентное преимущество на рынке. С увеличением инвестиций в ИТ, нацеленных на трансформацию бизнеса организации, общая доля затрат на поддержание бизнеса будет оставаться неизменным или снижаться при постоянно растущей продуктивности.

Комплексный анализ бизнес-процессов и ИТ-процессов с точки зрения эффективности расходов и внедрение соответствующих изменений позволит достичь:
  • Повышения скорости выполнения бизнес–процессов
  • Повышения прозрачности деятельности компании для ее руководства за счет четкого разграничения ответственности, усиления контроля, снижения потерь, связанных с отсутствием или недостаточностью контроля
  • Снижения расходов компании, связанных с неэффективными решениями и процедурами планирования.
Автор статьи Артем Чалый, тренер курса "Аудит информационных систем".